Doručiteľnosť emailov - ako zabezpečiť, že vaše emaily nezablokujú spam filtre

 

V dnešnom digitálnom svete je email jedným z najdôležitejších komunikačných nástrojov. Pre firmy a marketérov je kľúčové, aby ich emaily dosiahli prijímateľove schránky a nezostali uviaznuté v spamových filtroch. V tomto článku sa pozrieme na dôležité faktory doručiteľnosti emailov, vrátane technických nastavení ako SPF, DKIM a DMARC, ako aj na ďalšie faktory, ktoré ovplyvňujú spamové filtre.

Technické aspekty doručiteľnosti - alebo trochu teórie na úvod

SPF (Sender Policy Framework)

SPF je emailový overovací systém, ktorý umožňuje príjemcom overiť, či prichádzajúce emaily pochádzajú zo serverov, ktoré majú povolenie odosielateľa. SPF záznam je publikovaný v DNS záznamoch domény a obsahuje zoznam IP adries, ktoré sú autorizované na odosielanie emailov z tejto domény.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM poskytuje spôsob, ako overiť, že obsah správy nebol počas prenosu zmenený. Používa kryptografický podpis priradený k hlavičke emailu. Príjemca môže pomocou verejného kľúča, ktorý je zverejnený v DNS, overiť platnosť podpisu.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)

DMARC je politika, ktorá pomáha ochrániť emailové domény pred spoofingom, phishingom a inými formami zneužitia. DMARC kombinuje SPF a DKIM a poskytuje pravidlá pre to, čo robiť, ak email nespĺňa tieto overenia.

Faktory ovplyvňujúce spamové filtre

Veľkosť súboru a prílohy

Veľké súbory: Veľké emailové prílohy môžu byť považované za podozrivé a môžu byť označené ako spam. Ako všeobecné pravidlo sa odporúča, aby celková veľkosť emailu vrátane príloh neprekročila 10 MB, aby sa zabezpečila kompatibilita s väčšinou emailových systémov príjemcov. Toto je dôležité najmä v prípade, ak neviete presné limity príjemcovho emailového klienta. Niektoré emailové služby ako je Gmail, Outlook a Yahoo, majú limit pre odosielanie a prijímanie emailov nastavený na 20-25 MB, ale niektoré firemné emaily môžu mať nižšie limity. Namiesto priamych príloh sa odporúča ukladať veľké súbory na cloudové úložiská a v emailoch zdieľať odkazy na tieto súbory. Týmto spôsobom sa obchádza limit veľkosti príloh a zároveň sa znižuje riziko, že email bude označený ako spam alebo bude mať problémy s doručiteľnosťou.

Typy príloh: Niektoré typy súborov, najmä vykonateľné súbory (.exe), môžu byť automaticky označené ako spam. Je dôležité byť si vedomý, že niektoré formáty súborov môžu byť považované za rizikové a môžu byť blokované alebo označené ako nebezpečné. Všeobecne, pri zasielaní príloh sa odporúča dávať prednosť bezpečnejším formátom ako sú PDF a vyhýbať sa spustiteľným súborom.

Predmet správy

Zavádzajúce predmety: Predmety, ktoré vyzerajú klamlivo alebo zavádzajúco, môžu byť filtrami odmietnuté.

Pre predstavu zopár príkladov na zavádzajúce predmety správ
1. Nadsadené alebo klamlivé sľuby: Predmety, ktoré sľubujú nereálne výhody alebo zisky, napríklad "Získajte milión dolárov bez akéhokoľvek úsilia!" alebo "Zaručené schudnutie 10 kg za týždeň!" môžu byť vnímané ako zavádzajúce a môžu byť filtrované ako spam.
2. Použitie zvýrazňujúcich znakov alebo veľkých písmen: Predmety, ktoré sú napísané CELÝMI VEĽKÝMI PÍSMENAMI, obsahujú nadmerné množstvo výkričníkov !!! alebo otáznikov ???, alebo používajú špeciálne znaky, ako sú hviezdičky (*) alebo dolárové znamienka ($$$), môžu byť považované za spam.
3. Vytváranie falošného pocitu naliehavosti: Predmety, ktoré vyvíjajú na príjemcu tlak, aby konal okamžite ako napríklad "Ponuka končí dnes!" alebo "Posledná šanca zaregistrovať sa!" bez skutočného dôvodu pre naliehavosť, môžu byť vnímané ako manipulatívne.
4. Nejasné alebo vágne formulácie: Všeobecné alebo záhadné formulácie, ako "Toto musíte vidieť!" alebo "Neuveriteľná príležitosť!", ktoré neuvádzajú, o čo presne ide, môžu byť považované za spam, pretože neinformujú príjemcu o obsahu správy.
5. Osobné alebo citlivé témy: Predmety, ktoré naznačujú, že správa obsahuje osobné, citlivé alebo konfidenčné informácie, napríklad "Tvoj účet bol napadnutý!" alebo "Overenie hesla potrebné okamžite", môžu byť vnímané ako pokus o phishing.

Preťažené kľúčovými slovami: Predmety plné spamových kľúčových slov môžu byť tiež označené ako spam. Predmet správy preťažený kľúčovými slovami, ktorý by mohol mať problém so spam filtrami, často obsahuje veľké množstvo výrazov alebo fráz, ktoré sú spamové filtre naučené identifikovať ako potenciálne nežiaduce alebo nebezpečné. Tieto predmety správ môžu vyzerať ako zúfalý pokus o prilákanie pozornosti bez skutočného obsahu alebo hodnoty pre príjemcu. Príklady takýchto predmetov zahŕňajú nadmerné použitie slov ako "Zadarmo", "Garancia", "Obmedzená ponuka", "Kliknite teraz", alebo "Získajte ihneď", často v kombinácii alebo s prídavnými výzvami k akcii a veľkými písmenami.

Príklady predmetov správy preťažených kľúčovými slovami:
"ZÍSKAJTE ZADARMO, VÝHODNÉ, NEPREHLIADNITE, KLIKNITE TERAZ!!!"
"Obmedzená ponuka!!! Získajte ihneď svoj BONUS ZADARMO!!!"
"Garancia spokojnosti alebo peniaze späť – Kúpte teraz!"

Obsah emailu

Optimalizácia obsahu: Pre maximálnu doručiteľnosť a vyhnutie sa spamovým filtrom je odporúčané udržiavať veľkosť tela emailu medzi 15 KB a 100 KB. Príliš veľké emaily môžu spomaliť načítanie, čo je obzvlášť problematické na mobilných zariadeniach, a môžu byť tiež orezané v niektorých emailových klientoch ako je Gmail na iOS, čo zhoršuje zážitok príjemcu.

Spamové kľúčové slová: Niektoré slová alebo frázy môžu spustiť spam filtre. Sú to napríklad "100% zadarmo", "získajte teraz", "exkluzívna ponuka", "výherný", a mnoho ďalších

Prepojenia: Podozrivé alebo nefunkčné odkazy môžu negatívne ovplyvniť vašu reputáciu a zvýšiť šance, že email skončí v spamovej zložke.

Formátovanie a dizajn: Preplnený dizajn, nadmerné použitie farieb alebo veľké množstvo obrázkov môže byť tiež považované za spam.

 

Odporúčania pre zvýšenie doručiteľnosti

Udržujte zoznamy emailov čisté: Pravidelne aktualizujte svoje mailingové zoznamy a odstraňujte neaktívne alebo neplatné adresy.

Používajte dôveryhodné emailové platformy: Investujte do spoľahlivej emailovej služby, ktorá zahŕňa funkcie na zlepšenie doručiteľnosti.

Testujte svoje emaily: Pred odoslaním hromadných emailov ich otestujte na rôznych emailových platformách a zabezpečte, že sú kompatibilné a nebudú označené ako spam.

Vytvárajte kvalitný obsah: Zamerajte sa na vytváranie hodnotného a relevantného obsahu pre vašich príjemcov.

Používajte overovacie protokoly: Implementujte SPF, DKIM a DMARC, aby ste zlepšili svoju reputáciu odosielateľa a zvýšili šance na doručenie vašich emailov.

Vyhnite sa podozrivým praktikám: Vyhnite sa technikám, ktoré sú často spojené so spamom ako sú klamlivé predmety, spamové slová a podozrivé odkazy.

Doručiteľnosť emailov je komplexný proces, ktorý vyžaduje pozornosť k detailom a neustále sledovanie. Implementáciou týchto najlepších postupov môžete zvýšiť šance, že vaše emaily dosiahnu svoje ciele.

Chcete posielať emaily, ktoré budú aj doručené? Pomôžeme Vám s výberom optimálnej emailovej platformy. Kontaktuje nás.